Die Pentagenda gibt Meetings nötige Struktur
Schlecht vorbereitete Meetings sind wahre Zeitfresser. Ohne klare Struktur und Zielsetzung verlaufen sie oft notwendige Ergebnisse, Teilnehmer schweifen ab, und entscheidende Punkte bleiben ungelöst. Die Produktivität wird massiv beeinträchtigt. Das Ergebnis ist Frustration bei allen Beteiligten. Eine gute Lösung, die in einer Studie dreier Hochschulen in Großbritannien getestet wurde, mögen ja durchaus meetingfreie Tage sein. Aber dennoch benötigt man Meetings und Abstimmungsmöglichkeiten. Und gleichzeitig können mit gut vorbereitete Meetings und Workshops auch viel erreicht werden und allen Beteiligten wird ermöglicht, sich in wichtige Prozesse in der Organisation einzubringen.
Wir nutzen zu diesem Zweck am Liebsten die Pentagenda von Christiane Schneider von Groupmind. Nutzer:innen unseres Portals finden sie in unser Methodbox.
Wie wird die Pentagenda nun sinnvoll genutzt?
Alle Teilnehmer des Meetings sind mit Post-it-Zetteln ausgestattet oder haben remote Zugriff auf ein virtuelles Board (z.B. Mural, Miro). Nun arbeitet man sich im Uhrzeigersinn an den Feldern entlang. Alle Ergebnisse werden visualisiert. Ein Team kann gemeinsam die Pentagenda nutzen oder sich durch einen Facilitator helfen lassen.
Mit „Sinn und Zweck“ des Meetings wird gestartet:
Hier sucht man gemeinsam die Antwort nach dem „Warum“. Was ist der Nutzen dieses Treffens, warum findet dieses Meeting statt? Dieser Punkt wird häufig vernachlässigt, dabei ist es ungeheuer wichtig, dass alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis darüber entwickeln, was der Zweck und der Nutzen dieser Zusammenkunft ist. Ein klar definierter Zweck schafft nicht nur Klarheit, sondern auch Motivation und Fokus bei den Teilnehmern.
Weiter geht es mit den gewünschten Ergebnissen:
In diesem Feld wird nach dem „Was“ gefragt: Was möchten wir am Ende des Meetings erreicht haben und als handfestes Ergebnis mitnehmen? Es ist wichtig, konkrete und messbare Ziele zu setzen. Dies könnte z.B. eine Entscheidung, ein Plan, oder eine Lösung für ein spezifisches Problem sein. Klare Ziele helfen dabei, das Meeting strukturiert und ergebnisorientiert zu gestalten. Idealerweise kann man am Ende eines Meetings durch die Liste der gewünschten Ergebnisse gehen, und diese Stück für Stück abhaken.
Ressourcen sind der nächste Punkt:
Hier wird noch einmal geklärt, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den genannten Zweck und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Es wird noch einmal geklärt, ob alle Teilnehmenden auch die gesamte Zeit im Meeting sind, der Raum geblockt ist und welches sonstige Material oder Technik benötigt wird. Das beantwortet die Frage: Was benötigen wir, um das Meeting erfolgreich durchzuführen? Das können sowohl physische Ressourcen wie Flipcharts und Marker als auch die Teilnehmer, die im Meeting dabei sind.
Relevater Input:
Haben wir alle notwendigen Materialien, Informationen etc., um unser gewünschtes Ergebnis erreichen zu können? Dieser Punkt beantwortet die Frage: Welches Material kann uns unterstützen, um das Ergebnis zu erreichen? Hier kann es hilfreich sein, bereits im Vorfeld des Meetings Input von den Teilnehmern einzuholen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen. Es wird nach Informationen und Daten geschaut, die für die Diskussion relevant sind.
Der Prozess kommt als Letztes:
Hier wird nun festgehalten, wie das Meeting ablaufen soll. Achtung! Hier wird schrittweise vorgegangen und nicht eine vollständige Agenda festgezogen. Gemeinsam (oder der Facilitator schlägt vor) schaut man auf die zu erreichenden Ergebnisse und entscheidet sich mit welchem Punkt man startet. Nach Vollendung dieses Tagesordnungspunktes bewertet man die Restzeit und schaut, welchem Thema man sich anschließend zuwendet und wie man vorgehen möchte (im Plenum, oder kleine Arbeitsgruppen, Timebox etc.). Dieser flexible Ansatz ermöglicht es, sich dynamisch an die Gegebenheiten des Meetings anzupassen und Prioritäten nach Bedarf zu setzen.
Abhaken gibt ein Gefühl der Befriedigung:
Die jeweils erreichten Ergebnisse werden auf der Pentagenda „abgehakt“ und die To-Dos und Aufgabenpakete mit „wer, bis wann, was“ festgehalten. Dieses Abhaken vermittelt den Teilnehmern ein Gefühl der Befriedigung und des Fortschritts. Es zeigt klar, was bereits erreicht wurde und welche Schritte als nächstes folgen müssen.
Vorteile der Nutzung der Pentagenda:
Mit der Pentagenda kann man Meetings nicht nur im Voraus strukturieren, man kann sie auch adhoc zu Beginn eines Meetings nutzen und mit den anderen Teilnehmenden die Struktur co-kreiren. Das hat sogar den Vorteil, dass alles sich für die gewünschten Ergebnisse verantwortlich fühlen. Dies erhöht die Effektivität und Produktivität der Meetings. Außerdem fördert die Pentagenda die aktive Teilnahme aller Mitglieder, da jeder weiß, was erwartet wird und welche Rolle er oder sie spielt.
Pentagenda - so hilfreich, sie regt zum Dichten an
Die Mitarbeitenden eines großen Kunden aus der Chemieindustrie veranstalteten für uns zum Abschied ein sehr fröhliches und rührendes virtuelles Online-Event, bei dem sie uns Feedback zu unserer Arbeit mit auf den Weg gaben. Einer unter ihnen, Michael R., war von unserer Pentagenda so begeistert, dass er folgendes Gedicht dichtete:
Pentagenda, oh Pentagenda,
a tool for planning, a true legenda.With five sections to organize,
my tasks and goals are no longer disguised.m&b enriched my work life goals,
I thank them with all my soul.Pentagenda, oh Pentagenda,
my life now smells like sweet lavender.
