Pentagenda
Durchführung eines „Arbeitsmeetings“ anhand einer agilen Agenda - Pentagenda1
AUSGANGSLAGE
Ohne eine gute Vorbereitung kann es nur »zufällig« zu einem guten Besprechungsergebnis kommen. Damit ist nicht gemeint, dass eine Agenda mit Uhrzeit und Minutenangabe vorbereitet ist. Es wird vielmehr ein gemeinsamer Fokus entwickelt, indem man sich am Zweck und den gewünschten Ergebnissen orientiert. Dadurch werden alle beteiligten integriert und Akzeptanz erreicht, Wirkung erzeugt und(später) auch eine Routine etabliert.
Wie wird die Pentagenda nun sinnvoll genutzt?
Alle Teilnehmer des Meetings sind mit PostIT ausgestattet; alternativ kann man remote z.B. mit Mural, MIRO oder mit Whiteboard von Microsoft. Nun arbeitet man sich oder moderiert durch einen Facilitator im Uhrzeigersinn an den o.g. Feldern entlang. Alle Ergebnisse werden visualisiert
- Mit dem „Sinn und Zweck“ des Meetings wird gestartet:
Hier sucht man gemeinsam die Antwort nach dem »Warum« findet dieses Meeting statt? Dieser Punkt wird häufig in Meetings vernachlässigt, dabei ist es ungeheuer wichtig, dass alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis darüber entwickeln, was der Zweck und der Nutzen dieser Zusammenkunft ist. - Nun werden die gewünschten Ergebnisse, die in diesem Meeting erreicht werden sollen, und Erwartungen von allen Teilnehmern erfragt:
In diesem Feld wird gefragt: »Was möchten wir nach Beendigung des Meetings erreicht haben und als Ergebnis mitnehmen?« - Ressourcen ist der nächste Punkt: Hier wird noch einmal geklärt, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den genannten Zweck und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Es wird noch einmal geklärt, ob alle Teilnehmenden auch die gesamte Zeit im Meeting sind, der Raum geblockt ist und welches sonstige Material oder Technik benötigt wird.
Beantwortung der Frage: »Was benötigen wir, um das Meeting erfolgreich durchzuführen?« - Bei dem Punkt „Relevanter Input“ wird auf den notwendigen Input geschaut. Haben wir alle notwendigen Materialien, Informationen etc. um unser gewünschtes Ergebnis erreichen zu können. Beantwortung der Frage: »Welches Material kann uns unterstützen, um das Ergebnis zu erreichen?«
- Unter dem Punkt „Prozess“ wird nun festgehalten wie das Meeting nun ablaufen soll. Achtung! Hier wird schrittweise vorgegangen und nicht eine vollständige Agenda festgezogen. Gemeinsam (oder der Facilitator schlägt vor) schaut man auf die zu erreichenden Ergebnisse und entscheidet sich mit welchem Punkt man startet. Nach Vollendung dieses Tagesordnungspunktes bewertet man die Restzeit und schaut welchem Thema man sich jetzt zuwendet.
Die jeweils erreichten Ergebnisse werden auf der Pentagenda „abgehakt“ und die To-Dos und Aufgabenpakte mit „wer, bis wann, was“ festgehalten.
Hier könnt Ihr die Beschreibung sowie Templates auf Deutsch und Englisch herunterladen.
